Утвержден приказом №47 от 05.09.2005 г. "Об утверждении Положения о коллегии министерства природных ресурсов и охраны окружающей среды Ставропольского края"
I. Общие положения
1.1. Регламент работы коллегии министерства устанавливает порядок планирования, организации подготовки и проведения заседаний коллегии и контроля за исполнением решений коллегии.
1.2. Регламент работы коллегии министерства подготовлен на основе Положения о коллегии министерства.
II. Планирование работы коллегии
2.1. План работы коллегии (далее - план) составляется на год и утверждается председателем коллегии - министром
2.2. План является рабочим документом, в котором устанавливаются сроки проведения коллегии, подлежащие рассмотрению вопросы, ответственные за проведение коллегии, курирующие заместители министра. План может быть дополнен и изменен в зависимости от приоритетов, возникновения ситуаций, требующих оперативного реагирования, и по иным объективным причинам.
2.3. Проект плана составляется отделом государственной службы и кадров на основе предложений руководителей структурных подразделений министерства. Предложения структурных подразделений министерства рассматриваются курирующим заместителем министра и в случае одобрения направляются в отдел государственной службы и кадров (Приложение 1).
2.4. Предложения, оформленные в установленной форме, передаются в отдел государственной службы и кадров не позже чем за 1 месяц до начала планируемого периода. Предложения, не отвечающие требованиям настоящего пункта и пункта 2.3, секретарем коллегии не принимаются.
2.5. Проект плана с учетом поступивших замечаний и предложений рассматривается и утверждается председателем коллегии - министром.
III. Подготовка материалов к заседаниям коллегии
3.1. Материалы к заседаниям коллегии (далее - материалы), согласно п. 5.2 Положения о коллегии министерства, в обязательном порядке включают: план работы коллегии, повестка заседания коллегии, проект решения коллегии, оформленный в виде постановления, порядок ведения заседания коллегии, список приглашенных. При необходимости могут быть подготовлены дополнительные справочные материалы, включая табличные и графические.
3.2. Структурное подразделение министерства, ответственное за подготовку материалов, определено п. 5.1 Положения о коллегии министерства, но может быть также определено приказом или распоряжением министра. В случаях, когда в подготовке вопроса участвуют несколько структурных подразделений, основным является подразделение, указанное первым в плане работы коллегии. Основной исполнитель обеспечивает своевременное получение материалов от подразделений-соисполнителей, их свод, согласование и представление в отдел государственной службы и кадров за 10 дней до назначенной даты заседания коллегии.
3.3. При необходимости для подготовки материалов решением министра (приказ, распоряжение) могут создаваться рабочие группы из состава работников министерства, специалистов, ученых, представителей общественных и других организаций.
3.4. Материалы визируют руководители ответственных структурных подразделений и курирующие заместители министра. Проект решения коллегии визируется также руководителями структурных подразделений и должностными лицами, поименованными в тексте документа. Подписи визирующих должны быть расшифрованы с указанием фамилии и даты согласования.
3.5. Материалы, не соответствующие установленным требованиям, секретарем коллегии возвращаются на доработку.
3.6. В исключительных случаях, когда по объективным причинам подготовка материалов к заседанию коллегии в установленный срок невозможна, руководитель основного структурного подразделения представляет министру согласованное с курирующим заместителем министра мотивированное предложение о переносе срока рассмотрения вопроса с указанием планируемой даты. Такие предложения представляются не позднее чем за 10 дней до назначенной даты заседания коллегии. О принятом министром решении руководитель основного структурного подразделения немедленно информирует секретаря коллегии.
3.7. Демонстрационные материалы к заседанию коллегии готовятся на бумажном носителе и в виде, обеспечивающем их показ электронными средствами и (или) проекционными устройствами. Текстовые материалы представляются на бумажном и электронном носителе.
3.8. Кандидатура докладчика по каждому вопросу повестки дня заседания коллегии предлагается курирующим заместителем министра и согласуется с председателем коллегии - министром в процессе подготовки материалов.
3.9. Проект повестки дня очередного заседания коллегии готовит секретарь коллегии в соответствии с утвержденным планом, распоряжениями министра и представляет на утверждение председателю коллегии - министру за 10 дней до дня заседания. Как правило, в повестку дня включается не более трех вопросов. Окончательно повестка дня заседания утверждается на самом заседании согласно п. 8.4. настоящего Регламента.
IV. Техническое обеспечение заседаний коллегии
4.1. Техническое обеспечение заседаний коллегии (далее - техническое обеспечение) включает:
подготовку зала заседания;
проверку наличия и исправности микрофонов, демонстрационных средств для представления графических, табличных и текстовых материалов, звукозаписывающей аппаратуры;
обеспечение (при необходимости) трансляции заседания коллегии по внутреннему радио и (или) компьютерной сети;
обеспечение возможности проведения заседания коллегии в селекторном режиме;
решение других вопросов технического обеспечения;
4.2. Техническое обеспечение осуществляет структурное подразделение министерства, ответственное за данное обеспечение, под руководством секретаря коллегии.
V. Состав участников заседаний коллегии
5.1. Предложения по составу приглашенных на заседание коллегии (Приложение 2) готовит структурное подразделение, ответственное за проведение заседание коллегии, согласовывает с курирующим вопрос заместителем министра и представляет в отдел государственной службы и кадров в сроки, установленные п. 3.2 настоящего Регламента. Список приглашенных лиц утверждается министром по представлению секретаря коллегии.
5.2. Заместители министра, руководители структурных подразделений, их заместители, специалисты технического обеспечения заседания коллегии могут принимать участие в работе заседаний коллегии без включения в список приглашенных.
5.3. Отдел государственной службы и кадров совместно с ответственным структурным подразделением обеспечивает регистрацию участников коллегии (Приложение 2).
VI. Участие представителей средств массовой информации на заседаниях коллегии
6.1. Целесообразность участия на заседании коллегии представителей средств массовой информации (далее - СМИ) определяется председателем коллегии - министром по представлению ответственного подразделения.
6.2. Организационная работа по приглашению представителей СМИ и подготовка информационных материалов для них осуществляется специалистом, ответственным за работу со СМИ, с участием ответственного подразделения. Информационные материалы для СМИ не должны противоречить материалам, подготовленным к заседанию коллегии (см. п. 3.1). Они визируются руководителем ответственного подразделения, секретарем коллегии и согласуются с председателем коллегии (министром).
6.3. Регистрация представителей СМИ осуществляется работником структурного подразделения, ответственного за проведение коллегии. Список представителей СМИ передается в отдел государственной службы и кадров в день заседания (Приложение 3).
6.4. Представителям СМИ не передаются рабочие материалы и проекты итоговых материалов коллегии.
VII. Оповещение о заседании коллегии и рассылка материалов
7.1. Члены коллегии и официально приглашенные лица оповещаются о дате, времени и месте проведения заседания коллегии не позже чем за 3 календарных дня до даты заседания коллегии.
7.2. Рассылку приглашений осуществляет отдел государственной службы и кадров, а также структурное подразделение, ответственное за проведение коллегии.
7.3. Иногородние приглашенные участники заседания коллегии получают материалы при регистрации.
7.4. Проекты решений коллегии и проекты других документов подлежат возврату в отдел государственной службы и кадров после заседания. Их публикация и распространение не допускается.
7.5. Отсутствие члена коллегии на заседании персонально согласовывается с председателем коллегии - министром.
VIII. Порядок проведения заседаний коллегии
8.1. Заседания коллегии проводятся в установленный день согласно утвержденному плану работы. При необходимости по усмотрению председателя коллегии - министра проводятся внеочередные заседания коллегии.
8.2. Правомочность заседания коллегии определяется Положением о коллегии министерства.
8.3. Заседание ведет председатель коллегии - министр или по его поручению один из заместителей министра.
8.4. Повестка дня и регламент (продолжительность докладов, выступлений, порядок обсуждения и другие процедурные вопросы) заседания коллегии предлагаются председательствующим и принимаются общим согласием членов коллегии.
8.5. Участники заседания могут выступать в прениях, задавать вопросы, вносить предложения и давать справки по существу обсуждаемых вопросов. Предварительная запись на выступления до начала заседания осуществляется секретарем коллегии, в процессе заседания заявки направляются председательствующему. Очередность выступлений по докладам определяется председательствующим на заседании.
8.6. Тексты выступлений и заданных докладчикам вопросов в обязательном порядке в письменном виде передаются в отдел государственной службы и кадров.
8.7. Предложения к решению коллегии помимо их устного оглашения передаются в отдел государственной службы и кадров в письменном виде с четкими формулировками вносимых предложений. При этом обязательно указание фамилии, имени, отчества, места работы, должности и контактного телефона лица, вносящего предложение.
8.8. Во время заседания коллегии ведется магнитофонная и/или стенографическая запись, которая при необходимости расшифровывается.
8.9. Протокол заседания ведет специалист отдела государственной службы и кадров.
IX. Подготовка итоговых документов заседаний коллегии
обращения, заявления и другие официальные материалы, принятые на заседании коллеги;
9.2. Проекты итоговых документов с учетом состоявшегося обсуждения готовятся под руководством секретаря коллегии. Для подготовки итоговых документов коллегия может образовать редакционную комиссию из членов коллегии, представителей ответственных подразделений, секретаря коллегии и других участников заседания коллегии.
9.3. Итоговые документы готовятся в следующие сроки:
постановление коллегии - в течение 5 дней, не считая дня заседания коллегии;
протокол заседания коллегии - в течение 2-х дней, не считая дня заседания коллегии;
обращения, заявления и другие официальные материалы - в сроки, устанавливаемые председателем коллегии - министром. По усмотрению председателя коллегии - министра сроки подготовки итоговых документов могут быть увеличены или сокращены;
9.4. Визирование итоговых документов осуществляется в соответствии с п. 3.4 настоящего Регламента.
9.5. Ответственность за соблюдение требований к оформлению итоговых документов возлагается на секретаря коллегии, который представляет итоговые документы на подпись министру.
9.6. Постановления коллегии подписываются председателем коллегии - министром, протоколы заседаний коллегии - председателем коллегии - министром и секретарем коллегии. Датой итоговых документов считается день заседания коллегии.
Итоговые документы доводятся до сведения всех структурных подразделений министерства.