I. Общие положения

• 1.1. Регламент работы коллегии министерства устанавливает порядок планирования, организации подготовки и проведения заседаний коллегии и контроля за исполнением решений коллегии.
• 1.2. Регламент работы коллегии министерства подготовлен на основе Положения о коллегии министерства.

II. Планирование работы коллегии

• 2.1. План работы коллегии (далее - план) составляется на год и утверждается председателем коллегии - министром
• 2.2. План является рабочим документом, в котором устанавливаются сроки проведения коллегии, подлежащие рассмотрению вопросы, ответственные за проведение коллегии, курирующие заместители министра. План может быть дополнен и изменен в зависимости от приоритетов, возникновения ситуаций, требующих оперативного реагирования, и по иным объективным причинам.
• 2.3. Проект плана составляется отделом государственной службы и кадров на основе предложений руководителей структурных подразделений министерства. Предложения структурных подразделений министерства рассматриваются курирующим заместителем министра и в случае одобрения направляются в отдел государственной службы и кадров (Приложение 1).
• 2.4. Предложения, оформленные в установленной форме, передаются в отдел государственной службы и кадров не позже чем за 1 месяц до начала планируемого периода. Предложения, не отвечающие требованиям настоящего пункта и пункта 2.3, секретарем коллегии не принимаются.
• 2.5. Проект плана с учетом поступивших замечаний и предложений рассматривается и утверждается председателем коллегии - министром.

III. Подготовка материалов к заседаниям коллегии

• 3.1. Материалы к заседаниям коллегии (далее - материалы), согласно п. 5.2 Положения о коллегии министерства, в обязательном порядке включают: план работы коллегии, повестка заседания коллегии, проект решения коллегии, оформленный в виде постановления, порядок ведения заседания коллегии, список приглашенных. При необходимости могут быть подготовлены дополнительные справочные материалы, включая табличные и графические.
• 3.2. Структурное подразделение министерства, ответственное за подготовку материалов, определено п. 5.1 Положения о коллегии министерства, но может быть также определено приказом или распоряжением министра. В случаях, когда в подготовке вопроса участвуют несколько структурных подразделений, основным является подразделение, указанное первым в плане работы коллегии. Основной исполнитель обеспечивает своевременное получение материалов от подразделений-соисполнителей, их свод, согласование и представление в отдел государственной службы и кадров за 10 дней до назначенной даты заседания коллегии.
• 3.3. При необходимости для подготовки материалов решением министра (приказ, распоряжение) могут создаваться рабочие группы из состава работников министерства, специалистов, ученых, представителей общественных и других организаций.
• 3.4. Материалы визируют руководители ответственных структурных подразделений и курирующие заместители министра. Проект решения коллегии визируется также руководителями структурных подразделений и должностными лицами, поименованными в тексте документа. Подписи визирующих должны быть расшифрованы с указанием фамилии и даты согласования.
• 3.5. Материалы, не соответствующие установленным требованиям, секретарем коллегии возвращаются на доработку.
• 3.6. В исключительных случаях, когда по объективным причинам подготовка материалов к заседанию коллегии в установленный срок невозможна, руководитель основного структурного подразделения представляет министру согласованное с курирующим заместителем министра мотивированное предложение о переносе срока рассмотрения вопроса с указанием планируемой даты. Такие предложения представляются не позднее чем за 10 дней до назначенной даты заседания коллегии. О принятом министром решении руководитель основного структурного подразделения немедленно информирует секретаря коллегии.
• 3.7. Демонстрационные материалы к заседанию коллегии готовятся на бумажном носителе и в виде, обеспечивающем их показ электронными средствами и (или) проекционными устройствами. Текстовые материалы представляются на бумажном и электронном носителе.
• 3.8. Кандидатура докладчика по каждому вопросу повестки дня заседания коллегии предлагается курирующим заместителем министра и согласуется с председателем коллегии - министром в процессе подготовки материалов.
• 3.9. Проект повестки дня очередного заседания коллегии готовит секретарь коллегии в соответствии с утвержденным планом, распоряжениями министра и представляет на утверждение председателю коллегии - министру за 10 дней до дня заседания. Как правило, в повестку дня включается не более трех вопросов. Окончательно повестка дня заседания утверждается на самом заседании согласно п. 8.4. настоящего Регламента.

IV. Техническое обеспечение заседаний коллегии

• 4.1. Техническое обеспечение заседаний коллегии (далее - техническое обеспечение) включает:
• подготовку зала заседания;
• проверку наличия и исправности микрофонов, демонстрационных средств для представления графических, табличных и текстовых материалов, звукозаписывающей аппаратуры;
• обеспечение (при необходимости) трансляции заседания коллегии по внутреннему радио и (или) компьютерной сети;
• обеспечение возможности проведения заседания коллегии в селекторном режиме;
• решение других вопросов технического обеспечения;
• 4.2. Техническое обеспечение осуществляет структурное подразделение министерства, ответственное за данное обеспечение, под руководством секретаря коллегии.

V. Состав участников заседаний коллегии

• 5.1. Предложения по составу приглашенных на заседание коллегии (Приложение 2) готовит структурное подразделение, ответственное за проведение заседание коллегии, согласовывает с курирующим вопрос заместителем министра и представляет в отдел государственной службы и кадров в сроки, установленные п. 3.2 настоящего Регламента. Список приглашенных лиц утверждается министром по представлению секретаря коллегии.
• 5.2. Заместители министра, руководители структурных подразделений, их заместители, специалисты технического обеспечения заседания коллегии могут принимать участие в работе заседаний коллегии без включения в список приглашенных.
• 5.3. Отдел государственной службы и кадров совместно с ответственным структурным подразделением обеспечивает регистрацию участников коллегии (Приложение 2).

VI. Участие представителей средств массовой информации на заседаниях коллегии

• 6.1. Целесообразность участия на заседании коллегии представителей средств массовой информации (далее - СМИ) определяется председателем коллегии - министром по представлению ответственного подразделения.
• 6.2. Организационная работа по приглашению представителей СМИ и подготовка информационных материалов для них осуществляется специалистом, ответственным за работу со СМИ, с участием ответственного подразделения. Информационные материалы для СМИ не должны противоречить материалам, подготовленным к заседанию коллегии (см. п. 3.1). Они визируются руководителем ответственного подразделения, секретарем коллегии и согласуются с председателем коллегии (министром).
• 6.3. Регистрация представителей СМИ осуществляется работником структурного подразделения, ответственного за проведение коллегии. Список представителей СМИ передается в отдел государственной службы и кадров в день заседания (Приложение 3).
• 6.4. Представителям СМИ не передаются рабочие материалы и проекты итоговых материалов коллегии.

VII. Оповещение о заседании коллегии и рассылка материалов

• 7.1. Члены коллегии и официально приглашенные лица оповещаются о дате, времени и месте проведения заседания коллегии не позже чем за 3 календарных дня до даты заседания коллегии.
• 7.2. Рассылку приглашений осуществляет отдел государственной службы и кадров, а также структурное подразделение, ответственное за проведение коллегии.
• 7.3. Иногородние приглашенные участники заседания коллегии получают материалы при регистрации.
• 7.4. Проекты решений коллегии и проекты других документов подлежат возврату в отдел государственной службы и кадров после заседания. Их публикация и распространение не допускается.
• 7.5. Отсутствие члена коллегии на заседании персонально согласовывается с председателем коллегии - министром.

VIII. Порядок проведения заседаний коллегии

• 8.1. Заседания коллегии проводятся в установленный день согласно утвержденному плану работы. При необходимости по усмотрению председателя коллегии - министра проводятся внеочередные заседания коллегии.
• 8.2. Правомочность заседания коллегии определяется Положением о коллегии министерства.
• 8.3. Заседание ведет председатель коллегии - министр или по его поручению один из заместителей министра.
• 8.4. Повестка дня и регламент (продолжительность докладов, выступлений, порядок обсуждения и другие процедурные вопросы) заседания коллегии предлагаются председательствующим и принимаются общим согласием членов коллегии.
• 8.5. Участники заседания могут выступать в прениях, задавать вопросы, вносить предложения и давать справки по существу обсуждаемых вопросов. Предварительная запись на выступления до начала заседания осуществляется секретарем коллегии, в процессе заседания заявки направляются председательствующему. Очередность выступлений по докладам определяется председательствующим на заседании.
• 8.6. Тексты выступлений и заданных докладчикам вопросов в обязательном порядке в письменном виде передаются в отдел государственной службы и кадров.
• 8.7. Предложения к решению коллегии помимо их устного оглашения передаются в отдел государственной службы и кадров в письменном виде с четкими формулировками вносимых предложений. При этом обязательно указание фамилии, имени, отчества, места работы, должности и контактного телефона лица, вносящего предложение.
• 8.8. Во время заседания коллегии ведется магнитофонная и/или стенографическая запись, которая при необходимости расшифровывается.
• 8.9. Протокол заседания ведет специалист отдела государственной службы и кадров.

IX. Подготовка итоговых документов заседаний коллегии

• 9.1. Итоговыми документами заседания коллегии являются:
• постановление коллегии;
• протокол заседания коллегии;
• обращения, заявления и другие официальные материалы, принятые на заседании коллеги;
• 9.2. Проекты итоговых документов с учетом состоявшегося обсуждения готовятся под руководством секретаря коллегии. Для подготовки итоговых документов коллегия может образовать редакционную комиссию из членов коллегии, представителей ответственных подразделений, секретаря коллегии и других участников заседания коллегии.
• 9.3. Итоговые документы готовятся в следующие сроки:
• постановление коллегии - в течение 5 дней, не считая дня заседания коллегии;
• протокол заседания коллегии - в течение 2-х дней, не считая дня заседания коллегии;
• обращения, заявления и другие официальные материалы - в сроки, устанавливаемые председателем коллегии - министром. По усмотрению председателя коллегии - министра сроки подготовки итоговых документов могут быть увеличены или сокращены;
• 9.4. Визирование итоговых документов осуществляется в соответствии с п. 3.4 настоящего Регламента.
• 9.5. Ответственность за соблюдение требований к оформлению итоговых документов возлагается на секретаря коллегии, который представляет итоговые документы на подпись министру.
• 9.6. Постановления коллегии подписываются председателем коллегии - министром, протоколы заседаний коллегии - председателем коллегии - министром и секретарем коллегии. Датой итоговых документов считается день заседания коллегии.
• Итоговые документы доводятся до сведения всех структурных подразделений министерства.